Um exemplo prático para sair do ciclo de urgências e organizar a forma de trabalhar
A Rotina do Sempre Ocupado
Conheça a Maria, ela é dona de uma pequena loja de artesanato online.
O que começou como um sonho de liberdade virou uma rotina de 14 horas por dia, sem direito a férias. Ela acorda pensando em pedidos atrasados, passa a manhã respondendo clientes no WhatsApp, a tarde tentando organizar o estoque e a noite fazendo as embalagens.
Ela trabalha muito, mas o faturamento não cresce. Pior: ela está exausta, irritada, e a vida pessoal virou um borrão, ela sente que está sempre correndo, mas nunca chega a lugar nenhum.
Se você se identificou com a Maria, talvez esteja presa em um ciclo de urgências. Você não está gerindo um negócio de forma estratégica, apenas reagindo ao que aparece na frente.
O Custo de Apenas Resolver o Que é Urgente:
O que acontece quando você só resolve o que está na sua frente?
- O Cansaço se torna Crônico: Você pode se sentir culpada por não dar conta, mas não vê saída. O estresse afeta seu sono, sua saúde e seus relacionamentos, e o sonho de ter seu próprio negócio começa a virar um peso.
- As finanças saem do controle: Você gasta com soluções rápidas, como mais um funcionário, uma nova ferramenta ou um sistema, que não resolvem o problema de verdade, apenas criam um novo custo sem trazer o alívio esperado.
- A Estagnação: Você está tão ocupada resolvendo o imediato que o dia passa voando, e não sobra tempo para pensar no futuro, inovar ou planejar o crescimento. Seu negócio, que é o sustento do seu lar, fica parado.
O Erro Comum: A Maria, por exemplo, percebe que o problema é a demora na entrega, ela contrata um entregador extra, o problema some por um mês, mas o custo aumentou e o lucro diminuiu, o problema volta porque a raiz não foi tocada, foi apenas uma solução paliativa.
Como Olhar para a Causa Raiz:
Um problema que se repete não é azar, é um sinal de que algo na sua forma de trabalhar precisa ser repensado. Para sair do ciclo de urgências, você precisa parar de olhar para o que está na frente do balcão, como o cliente reclamando, e começar a olhar para o que está por trás, o seu processo, a sua gestão.
Antes de tudo, você precisa mudar a forma de perguntar, ao invés de questionar: “Como eu resolvo isso?”, pergunte: “Por que isso está acontecendo?”
Ferramenta 1: Os 5 Porquês – A Mentalidade de Investigação
A técnica dos 5 Porquês é a base da nossa investigação, ela te força a ir além do sintoma. Vamos aplicar essa ferramenta no problema da Maria: Atraso nas entregas.
- Por que a entrega atrasou? Porque o produto não estava pronto para ser enviado.
- Por que o produto não estava pronto? Porque a Maria só começou a embalar depois que o cliente cobrou.
- Por que ela só começou a embalar depois que o cliente cobrou? Porque ela não tem um processo de finalização de pedido definido.
- Por que ela não tem um processo definido? Porque ela está sempre ocupada com tarefas urgentes e não parou para criar um.
- Por que ela está sempre ocupada com tarefas urgentes? Porque a forma de trabalho dela é reativa e não proativa.
Causa Raiz: Falta de um processo de finalização de pedido proativo.
3 Etapas de Análise Prática para Encontrar a Causa Raiz:
Aqui estão 3 etapas de análise inicial que você pode aplicar hoje para encontrar a Causa Real dos problemas no seu negócio:
1. Mapeie o Fluxo: Onde o Esforço Não Vira Resultado?
Pegue um papel e desenhe o fluxo de um pedido, do momento em que ele chega até a entrega. Seja brutalmente honesta.
Perguntas-Chave: Onde você está fazendo a mesma coisa duas vezes? Onde você está esperando por uma informação? Onde o processo “engasga”?
Ao desenhar, a Maria viu que o tempo gasto procurando material era o ponto de estrangulamento que a fazia atrasar e se estressar.
2. Olhe para a Liderança: O Que Você Está Bloqueando?
O problema do negócio é, muitas vezes, um reflexo do empreendedor.
A Gestão de Pessoas é para todos, é comum que o empreendedor pare de olhar para si mesmo, para suas emoções e foque somente no negócio, mas se você não está bem, o seu negócio também não vai andar bem.
Perguntas-Chave: Você delega de verdade ou só larga a tarefa? Você tem medo de crescer e perder o controle? Como está sua saúde mental e psicológica?
Ferramentas de Gestão:
- Pesquisa de Clima Pessoal: Como você se sente em relação ao seu trabalho? Você está motivada ou apenas sobrevivendo? Lembre-se: você é o funcionário mais importante da sua empresa.
- Pesquisa de Satisfação de Clientes: Qual é a percepção real do seu cliente sobre a qualidade, o atendimento e a entrega? Use ferramentas simples, como Google Forms, para coletar feedback e descobrir se o problema que você acha que tem é o mesmo que o cliente sente.
3. Redesenhe a Forma de Trabalhar e Coloque em Ação:
solução não precisa ser complexa, precisa ser sustentável.
Pergunta-Chave: Qual é o passo mais simples que você pode dar para garantir que o problema não volte?
Ferramenta 2: 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta simples para planejar a ação:
| O Quê (What) | Por Que (Why) | Onde (Where) | Quando (When) | Quem (Who) | Como (How) | Quanto Custa (How Much) |
| Ação: Organizar o estoque. | Para reduzir o tempo de separação de material (gargalo). | No estoque/prateleiras. | Até o final da semana. | Maria (Você). | Criar um local fixo e etiquetado para cada item. | R$ 50,00 (etiquetas e caixas). |
Exemplo da Maria: Em vez de contratar mais gente, ela usou o 5W2H para organizar o estoque e criar um checklist visual de 5 passos para a finalização de cada pedido. A nova forma de trabalho passou a funcionar por ela.
Construindo um Negócio com Clareza e Longevidade:
Se você está cansada de trabalhar 14 horas por dia e ver o lucro estagnado, o problema não é você, é a forma como seu negócio está organizado. A Causa Raiz está aí, esperando para ser descoberta.
Quer se aprofundar nessa análise e entender como a Consultoria Causa Raiz pode redesenhar a sua forma de trabalhar para que ela funcione por você, trazendo leveza para o seu negócio e para você?
